Yaşadığımız bu süreçte sosyal mesafelenme prensibiyle yaşasak da birbirimize olan dijital yakınlığımızın daha da arttığı bir gerçek. Bu yakınlığı hem işlerimizi sürdürmek hem de dijital olarak sosyalleşmek için kullanabiliriz. O yüzden bu yazıda iş arkadaşlarınızla gün boyu iletişimde kalmanızı sağlayan yöntem ve uygulamalardan söz edeceğiz. 

İyi çalışmalar!

Mesai düzeninizi kendiniz yaratın

Artık işe ulaşmak için evden çıkmıyorsunuz. Haliyle yolda vakit kaybı da yaşamıyorsunuz. Kendiniz ve çalışma arkadaşlarınız için uygun saat aralıkları belirleyerek yeni bir çalışma penceresi oluşturun. Böylece kimin ne zaman çalıştığını, anlık görüşmeler için uygun olup olmadığını da bilirsiniz.

Zamanınızı yönetmek için ‘pomodoro’ tekniğini kullanın, kullandırın

Adını İtalyan domateslerinden alan pomodoro, bölünmeden çalışmanızı sağlayan bir zaman yönetimi metodu. Pomodoro tekniğinde 30’ar dakikalık (25 dakika çalışma ve 5 dakika ara) 4 ayrı faz bulunuyor. Bir Pomodoro fazı, 25 dakikalık bir çalışma ve ardından verilecek 3-5 dakikalık bir kısa aradan oluşuyor. Bu fazı dört kez üst üste tamamladıktan sonra ise 25-30 dakikalık uzun bir ara veriliyor. Kesintisiz bir ilgi ve kolektif çalışma isteyen belli projeleri sürdürürken, bazı çalışma arkadaşlarınızla aynı anda bu tekniği kullanabilirsiniz. 

Görüntülü grup chat’leri düzenleyin

Sürekli telefonlaşmak ya da e-posta alıp göndermek yerine her gün (ya da gün aşırı), belirleyeceğiniz ortak bir saatte tüm ekiple görüntülü görüşme yapabilirsiniz. Videolu grup araması programlarınızı kimi zaman kahve molalarınıza denk getirip farklı bir sinerji de yaratabilirsiniz. Herkesin kahvesiyle online olacağı bu toplantılardan oldukça yaratıcı sonuçlar alabilirsiniz. Bizim favori görüntülü arama uygulamalarımız şunlar:

• Microsoft Teams

Microsoft Office365’in konferans uygulaması Teams ile birlikte çalıştığınız herkesi tek bir yerden sohbet etmek ve toplantı yapmak için davet edebilirsiniz. Teams, gerek şirket içi gerek şirket dışı herkesle sesli ve görüntülü görüşme yapmaya izin verirken web konferanslarına ev sahipliği yapmanızı ve online canlı etkinlikler düzenlemenizi de sağlıyor.

• Zoom

Zoom, son zamanların gözdelerinden. HD kalitesinde bir sesli ve görüntülü konuşma hizmeti veren uygulama Gmail ve takvim uygulamalarıyla da senkronize çalışıyor. Ekran paylaşımı yapmanıza izin veren Zoom ile 100 kişilik bir katılımla bile toplantı yapabilirsiniz.

• Whereby

Whereby, bir toplantıya giriş yapmadan da katılmayı sağlayan, ekran paylaşımına izin veren, uygulama içi chat opsiyonu olan bir uygulama. Hiçbir sesli ya da görüntülü konuşmayı saklamayarak güven de veren uygulama anlık esnek online görüşmeler yapmak için ideal.

• Google Hangouts Meet

Bir Google uygulaması olan Hangouts Meet, online toplantı başlatma konusundaki kolaylığı ile öne çıkıyor. Bir e-posta davetiyle her şeyin başlayabildiği Hangouts’ta, görüşmelere katılabilecek kişi sayısı, ücretsiz ve premium paketlere (G-Suite) göre değişiyor. Hangouts Meet’in, standart Hangouts’tan biraz daha farklı olduğunu ve ofis ihtiyaçlarına göre düzenlendiğini de hatırlatalım.

• Bonus: Houseparty

Houseparty bir ofis uygulaması değil ancak sunduğu sıradışı özellikleri ile bu yazının bonusu olmayı hak ediyor. Houseparty, online olan herhangi bir arkadaşınızla bir kanal ya da ekran açma zahmeti olmadan görüşebildiğiniz, arkadaşlarınızın arkadaşlarının da sohbete dahil olabildiği, uygulama içi interaktif oyunların başlatılabildiği oldukça eğlenceli bir online video sohbet uygulaması. Programda bir davet zorunluluğu bulunmuyor. İş dışı görüşmeler ve keyifli sohbetler için ideal!

Online proje yönetimi araçlarından faydalanın

İşleri daha düzenli takip edebilmek için içinde yapılacaklar listeleri bulunan, farklı iş kalemleri için kanal ya da başlıkların açılabildiği, belli işleri belli kişilere atayabildiğiniz proje yönetimi programları kullanabilirsiniz. Bu programlar arasından mobil versiyonları da bulunan Slack, Trello ve Basecamp’i önerebiliriz.

Covid19 tehlikesi devam ederken tüm dünya dönüşüyor. Bu sırada evden çalışma metotlarını uygulayarak şirket verimliliği artışı elde etmeyi hedefliyoruz. Peki işlerin sürdürülebilirliği için çalışma arkadaşlarımızla nasıl gün boyu iletişimde kalabiliriz?